¿Qué tienen en común un consultor de zonificación, un asesor financiero y un autor de libros sobre crímenes reales?
Han construido sus carreras sobre la base de una amplia experiencia, una sólida red de contactos y la disposición a contestar el teléfono a cualquier hora. Son emprendedores ambiciosos e independientes que prefieren llevar su negocio a su manera. También tienen un don especial para la conversación. Sus días están repletos de llamadas con clientes, negociaciones, consultas y entrevistas.
Y realmente necesitan un asistente administrativo.
Dave Williams es las tres cosas. Encontró a su asistente en un dispositivo del tamaño de una tarjeta de crédito.
Un hombre, dos empresas, cero costos fijos
Radicado en Surprise, Arizona, Dave lleva más de 10 años dirigiendo W3 Planning. Se trata de una empresa de due diligence de uso de suelo y zonificación en la que redacta informes legales detallados para instituciones financieras que evalúan complejos de departamentos, instalaciones industriales, residencias para adultos mayores y centros comerciales. Es un trabajo meticuloso y sumamente especializado. No es raro encontrar expedientes de unos cinco centímetros de grosor o listas de verificación de requisitos jurisdiccionales de cinco páginas.
Su segunda empresa es una firma de asesoría en gestión patrimonial y financiera. Dave trabaja como agente independiente con licencia y prioriza la educación en lugar de los discursos de venta. Cada sesión con un cliente dura aproximadamente una hora, y no sigue un guion predeterminado. Dave comprende que cada cliente es diferente y quiere basar sus recomendaciones en las necesidades individuales de cada uno de ellos.
Con ambas empresas, Dave está ocupado constantemente. No tiene un horario de 9 a 5. Si un cliente quiere hablarle a las 8 de la noche, él le responde. Eso es lo que lo distingue y también lo que hace que la parte administrativa de su trabajo sea agotadora. Cada llamada genera tareas pendientes, y cada reunión, compromisos. Y durante años, Dave fue registrándolo todo de forma manual.
“Cientos y cientos de notas, todas escritas a mano”, dice.
La búsqueda de Dave de un sistema mejor lo llevó a Plaud. Le devolvió lo que siempre les falta a los emprendedores independientes: tiempo. Menos tareas administrativas, más tiempo para generar ingresos. Las tareas rutinarias disminuyeron, el negocio no.
De la conversación al expediente del cliente en minutos
El trabajo de Dave ahora funciona como un reloj: termina una llamada, presiona “Generar”, se crea el resumen, lo mueve a la carpeta del proyecto correspondiente y descarga una copia para el expediente de su cliente. Para cuando comienza su siguiente llamada, la anterior ya está completamente documentada.
“Es parte de mi flujo de trabajo”, dice, con la seguridad de quien tiene experiencia. No es un paso que tenga que acordarse de hacer. Es un paso que notaría si lo olvidara.
Para mantener todo su trabajo organizado, Dave guarda sus conversaciones en carpetas. Cada proyecto tiene su propia carpeta con grabaciones, resúmenes y la documentación que respalda cada decisión que toma. En la gestión patrimonial, detrás de cada decisión hay un registro de cumplimiento: qué se trató, qué se recomendó y por qué esa recomendación era adecuada para esa persona en ese momento. “El trabajo no termina con dar por cumplida esa parte —dice Dave—. Hay mucho más material que preparar internamente”. Y Plaud lo genera en minutos en lugar de horas.
Para la gestión diaria de tareas, Dave creó una plantilla personalizada que hace una tarea específica: clasifica sus notas dictadas en categorías de prioridad, les asigna estimaciones de tiempo y calcula el total de horas del día. “Puedo decir: ‘hoy vamos a reunirnos con un cliente para hablar sobre finanzas, una hora’, y lo acomoda en la columna correcta”, explicó. La plantilla le proporciona una lista de tareas organizada por categorías, los totales de tiempo para cada una de ellas y una estimación diaria completa, que luego inserta en un documento de Word para imprimir, porque, para algunas cosas, no hay nada como el lápiz y el papel, como marcar tareas completadas en una lista de pendientes.
Para proyectos complejos y a largo plazo, Dave creó GPT personalizados, en los que utiliza los resultados de Plaud como materia prima para hacer un seguimiento del estado de sus actividades y próximos pasos. Las grabaciones se convierten en el nexo que conecta semanas o meses de trabajo en un caso.
En la práctica: uno de los clientes de Dave en temas de zonificación se enfrentó a una disputa regulatoria con un funcionario. Dave realizó una sola llamada telefónica, la grabó con Plaud y en cuestión de minutos tuvo una transcripción y un resumen en manos de su cliente para respaldarlo. “Tener la posibilidad de contar con algo así transcrito al instante y poder enviarlo para proteger a mis clientes fue increíble”, dice Dave. No tuvo que esperar a regresar a su escritorio, no tuvo que reconstruir la conversación de memoria ni buscar una confirmación apresuradamente. La propia llamada se convirtió en el registro que necesitaba.
Un libro sobre crímenes reales escrito con Plaud
Y también está el libro.
Dave ya escribió la mitad de un libro sobre un asesinato que él mismo resolvió: un caso ocurrido en los años 60 en Scottsdale, donde creció. Una joven madre llamada Marion Robinson había desaparecido. Finalmente, su cuerpo fue hallado en un canal vacío. Todas las pistas apuntaban a una sola persona, pero no había pruebas contundentes. El caso captó la atención de toda la comunidad, obsesionó a los detectives y quedó sin resolver.
“A fin de cuentas, fue muy parecido al estilo Hannibal Lecter”, dijo al describir el asesinato.
Años después, Dave se involucró en el caso a través de su trabajo. Lo que comenzó como una investigación se convirtió en algo más absorbente: una profunda indagación en detalles que habían sido enterrados, ocultados o simplemente olvidados. Los informes policiales originales estaban escritos a mano, databan de décadas atrás y eran imposibles de digitalizar por medios convencionales. Así que Dave los leyó en voz alta para registrarlos en Plaud, creó una plantilla personalizada para el contenido generado y convirtió los informes en papel de los años 60 en texto digital estructurado y con capacidad de búsqueda.
“Traté de ser lo más creativo posible”, dice Dave.
No creamos Plaud específicamente para la investigación de casos sin resolver. Pero sí lo diseñamos para ayudar a las personas a registrar, procesar y documentar el contexto del mundo real y convertirlo en datos útiles que impulsen el trabajo basado en el conocimiento.
Una lista de tareas diarias que se escribe sola en el auto
La mayoría de las personas no tienen sus mejores ideas frente a un escritorio. Y Dave no es la excepción. Durante su trayecto matutino en auto, presiona Grabar y habla sobre su día: prioridades, estimaciones de tiempo, a quién llamar y qué tareas seguir. En siete minutos, todo queda registrado.
“Tomo las notas de Plaud, las paso a Word, ajusto el formato y las imprimo”, explica. A partir de una nota de voz en el auto, obtiene una lista de tareas organizada por categorías y con estimaciones de tiempo sobre su escritorio todas las mañanas, antes de su primera llamada.
“Así es como funciona mi mente —explicó Dave—. Salta de un lado a otro sin parar”. Plaud no le pide que vaya más despacio ni que piense de forma lineal. Registra todo adaptándose a la manera en la que trabaja y lo traduce en un formato que le resulte útil.
Más tiempo y menos carga mental: el ROI muy simple
Cuando se le preguntó qué había cambiado realmente Plaud para él, Dave no lo dudó: “Me permite ahorrar tiempo. Me permite reducir mi carga mental. Y realmente se ha convertido en mi asistente de IA”.
Para alguien que dirige dos empresas orientadas a los clientes, el valor es evidente. Cada minuto que Plaud le ahorra en tareas de documentación es un minuto que puede dedicar a trabajo que genera ingresos. Cada llamada que no debe reconstruir de memoria significa atender a un cliente más rápido.
“Es mi asistente administrativo. Toma mis notas, me proporciona mi lista de pendientes, mis tareas, y me ayuda a organizarme. Todo eso”.
La mayoría de los días, el Plaud Note Pro de Dave permanece en la parte trasera de su teléfono, siempre listo para que pueda usarlo cuando lo necesite. Cuando una situación requiere algo más discreto o manos libres, engancha el NotePin en su solapa y lo deja grabando. Todavía conserva una agenda de papel y anota cosas a mano, pero el trabajo pesado que antes le tomaba horas ahora se resuelve en minutos. Y su negocio sigue operando tal como lo ha construido: de forma independiente, eficiente y a su manera.
Obtén más información sobre el trabajo de Dave en w3planning.org y sigue la publicación de su próximo libro basado en un crimen real en boundbysecrets.com.
