La mayoría de los días, Daniel está en camino antes de que la mayoría de la gente llegue a sus escritorios, y sigue trabajando mucho después de que se vayan a casa. Es el director ejecutivo y consultor principal de TretchIT Solutions, una empresa de consultoría de TI en Long Island, que apoya prácticas médicas en todo el área metropolitana de Nueva York. Sus clientes dependen de él para todo, desde problemas técnicos cotidianos hasta sistemas complejos de datos de pacientes, y cuando algo sale mal, no llaman a la mesa de ayuda. Llaman a Daniel.
Algunos de sus clientes más cercanos están a 80 millas (128 km) de distancia, una distancia que parece manejable hasta que se considera el tráfico de Nueva York, donde ese mismo tramo de carretera puede tardar tres horas en cada dirección. Esas horas de viaje no son tiempo muerto. Son algunas de sus horas de trabajo más intensas: llamadas que se acumulan, clientes en línea, problemas que se transmiten en tiempo real.
«[A veces] recibía una llamada de [una] clínica y me comunicaban todos sus problemas en ese mismo momento. No podía escribirlo. No podía hacer nada. Solo esperaba recordarlo durante esas dos horas y media».
Las consecuencias de olvidar son reales. Si un cliente expone un problema en detalle y Daniel no da el seguimiento adecuado, el cliente se frustra, y con justa razón. Pero hay un segundo costo que es igual de significativo: Daniel cobra por hora por consultoría telefónica. Una llamada de 90 minutos que nunca se registra es un ingreso que desaparece silenciosamente. Multiplicado por 150 llamadas a la semana, las pérdidas invisibles se acumulan rápidamente.
«A veces, la llamada dura una hora y media, y ni siquiera facturé el tiempo total que estuve al teléfono».
La herramienta adecuada para la forma en que Daniel realmente trabaja
Plaud se adaptó a la situación de Daniel de una manera sin precedentes. Funciona en una llamada telefónica normal; no se necesita ninguna aplicación, ni bots que se unan a la llamada. Y lo más importante, no se presenta como una advertencia legal. Daniel puede simplemente decirle a un cliente: «Voy a grabar esto para no olvidarlo», una manera humana y conversacional de establecer el contexto, no una exención de responsabilidad. Para un CEO que pasa sus días construyendo confianza con profesionales médicos, ese tono es importante.
El dispositivo funciona exactamente donde trabaja Daniel: en la carretera, en un teléfono celular o entre sitios de clientes. Y una vez que la llamada termina, todo lo que se dijo queda capturado, transcrito y listo para usar.
Flujo de trabajo de Daniel: de llamada a ticket en minutos
Como verdadero tecnólogo, Daniel construyó un sistema totalmente operativo en torno a Plaud.
Daniel configuró la IA de su mesa de ayuda para que tomara los puntos de acción de Plaud y ejecutara cada uno de ellos a través de una verificación de coincidencia: ¿esta es una tarea que debe hacerse? Si la confianza de la coincidencia supera aproximadamente el 90 %, se crea y asigna automáticamente un ticket. Para cuando la llamada de Daniel termina y él regresa a la carretera, su equipo ya está trabajando.
También utiliza las plantillas de resumen personalizadas de Plaud para controlar cómo se estructuran los resultados, ajustando el formato para que coincida con el esquema de tickets de su mesa de ayuda, de modo que los puntos de acción aparezcan limpios y consistentes, sin reformateo manual.
Los fines de semana, Daniel revisa las grabaciones semanales de Plaud, examina las transcripciones y coteja el tiempo facturable. Puede tener 150 llamadas registradas en una semana, un volumen que sería completamente inmanejable sin un registro estructurado de cada una.
«Al enviarse a la mesa de ayuda, sé que: Hablé con este doctor durante una hora. Debo asegurarme de que me pague por esa hora».
También está impulsando activamente el sistema. Ha explorado las capacidades de la API de Plaud para automatizar completamente el paso de conciliación de facturación, extrayendo los datos de duración de las llamadas de forma programática para no tener que registrar el tiempo manualmente al final de cada semana. Es el tipo de operador que no espera a que le proporcionen una solución. Él diseña uno.
El retorno de la inversión: Un caso de negocio claro
Daniel es directo sobre el retorno financiero. Para ejecutivos y consultores que evalúan cualquier herramienta de productividad, las matemáticas son sencillas:
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EL RETORNO DE LA INVERSIÓN EN NÚMEROS Dispositivo + suscripción anual: ~$350 USD/año Ingresos facturables recuperados: ~$2,000 USD a $3,000 USD/mes Rendimiento anualizado: más de &25,000 USD «Pagué unos $ 300 USD al año, o algo así... y probablemente gano al menos un par de miles de dólares extra al mes en cosas que habría olvidado. Son, al menos, decenas de miles de dólares al año».
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El mecanismo es simple: Plaud captura llamadas que anteriormente no se facturaban. En un negocio de consultoría donde el tiempo es el producto, cada conversación olvidada son ingresos que se dejan sobre la mesa. Plaud cierra esa brecha.
Además de recuperar la facturación, algo que es quizás más importante, es que hay una segunda capa de retorno de la inversión: la retención de clientes. Los clientes de Daniel lo llaman sabiendo que está en el auto, y se preguntan cómo podrá recordar todo lo que se ha dicho. Plaud es la respuesta. Los clientes están más satisfechos porque no se le escapa nada. Para una empresa construida sobre la confianza con prácticas médicas, donde olvidar los puntos de acción tiene consecuencias reales, esta fiabilidad no es un lujo, sino una necesidad.
Una herramienta para personas que se ganan la vida pensando
Daniel trabaja de 7 a. m. a 1 a. m. la mayoría de los días. Él gestiona una base de clientes que depende de él personalmente. Conduce tres horas en el tráfico entre visitas a sitios y atiende llamadas durante todo el trayecto. Y nada se pasa por alto.
Para los profesionales que trabajan con el conocimiento, Plaud no piensa por ti. Se asegura de que el análisis que ya hiciste no desaparezca. Cada idea extraída de una llamada con un cliente, cada compromiso asumido de manera informal y cada instrucción transmitida mientras se encuentra atascado en el tráfico: todo queda capturado, organizado y listo para ser ejecutado.
Para Daniel, Plaud es una extensión de su propia experiencia, una forma de asegurarse de que el conocimiento que ha acumulado durante años de trabajo con sistemas de TI médicos llegue realmente a las personas que lo necesitan, sin que se pierda en algún lugar de la Long Island Expressway.
Para saber más sobre Daniel y su negocio, visita su sitio web o LinkedIn.
